L'administració electrònica, potenciada pel Govern

Al Consell Executiu del 24 de gener passat, el Govern de la Generalitat de Catalunya prengué l'acord de potenciar l'administració electrònica. La inversió planificada és de tres milions d'euros, amb els quals es pensa generar un estalvi de més de 1.000 milions d'euros, segons es llegeix a la nota de premsa de l'esmentada reunió (que cito al final d'aquesta nota).

Foto: jisc_infonet

Entre d'altres mesures es crearà un portal orientat a l'empresa: «Canal empresa, portal corporatiu amb tota la informació i els serveis que les administracions ofereixen a les empreses, el qual permetrà identificar els tràmits necessaris per a la realització d’una activitat determinada i, a més a més, la seva realització».

Igualment es preveu elaborar i dotar «al conjunt de l’Administració d’un protocol d’arxiu electrònic i de polítiques per a la gestió de documents electrònics. Tenint en compte que el volum d’expedients arxivats i vigents a la Generalitat és aproximadament de 9 milions de documents, aquest projecte té un abast estratègic fonamental».

Aquesta notícia i aquests plans ens afecten directament, especialment aquells de nosaltres que es dediquen a la gestió documental. Hi ha molts municipis catalans (i altres administracions) que estan creant el seu registre electrònic i els altres mitjans per gestionar adequadament la documentació i tirar endavant els tràmits sense que sigui necessari traginar papers. Molts d'ells no tenen unes dimensions tan grans com per disposar d'un tècnic en plantilla, de manera que aquesta és una altra via per trobar feina: l'assessorament a l'administració local.

Enllaços relacionats

Notes de premsa dels acords del Govern del passat 24 de gener:
http://www.gencat.cat/acordsdegovern/20120124/01.htm
http://www.gencat.cat/acordsdegovern/20120124/20120124_AG.pdf

Entrevista amb Magda Lorente, cap de la Secció d'Assistència als Sistemes d'Informació Local, de l'Oficina d'Assistència en Administració Electrònica, de la Diputació de Barcelona:
http://www.youtube.com/watch?v=A49dXCP0Co0&feature=player_embedded

Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD), on cada mes es recullen les disposicions publicades al DOGC sobre la creació dels instruments per a l'administració electrònica a municipis i altres entitats de Catalunya:
http://www20.gencat.cat/portal/site/Patrimoni/menuitem.18571f41a18c1c88cd0181dfb0c0e1a0/?vgnextoid=eaa8eeee53a71110VgnVCM1000008d0c1e0aRCRD&vgnextchannel=eaa8eeee53a71110VgnVCM1000008d0c1e0aRCRD

Arguments perquè els empresaris ens facin cas

Una de les dificultats per a una presència més àmplia dels bibliotecaris a les empreses és que els directius no coneixen prou el nostre col·lectiu. Però això no és responsabilitat de les empress... Ens hem de saber vendre!

Potser perquè els bibliotecaris arribem a ser considerats interessants per part de l'empresari no cal que tractem d'enlluernar-lo amb les habilitats que dominem, sinó que més aviat l'hem de convèncer dels beneficis que obtindrà la seva empresa amb la nostra feina.

Per tal d'inspirar-nos a l'hora de trobar arguments, em plau referir-me a un informe publicat no fa gaire per l'empresa Ricoh (dedicada a la tecnologia i els serveis documentals, com també a maquinària d'oficina) que estudia els aspectes econòmics d'una bona (o dolenta) gestió documental a les empreses.

Índice de eficiencia de procesos de Ricoh [en línia]. Realizado por Coleman Parkes Research. [S.l.]: Ricoh, junio de 2011. 18 p. <http://www.ricoh.es/Images/Ricoh%20Process%20Efficiency%20Index%20Spanish%20FINAL_t_69-28356.pdf>.  [Consulta: 30 oct. 2011].

La investigació es va dur a terme mitjançant 458 enquestes telefòniques a grans empreses (de més de 1.000 empleats) ubicades a Alemanya, Bèlgica, Dinamarca, Espanya, Finlàndia, França, Itàlia, Noruega, els Països Baixos, el Regne Unit, Suècia i Suïssa. Les empreses pertanyien a tota mena de sectors: educatiu, legal, de serveis públics, sanitari, industrial i de serveis financers. Complementàriament es feren entrevistes més a fons amb alguns CIO (chief information officer).

Els resultats es donen de manera agregada, de manera que només tenim una fotografia amb un pla molt general... Tanmateix el llenguatge que s'hi usa pot ser d'utilitat. N'extrec algunes frases.

«Este estudio revela que el procesamiento de documentos críticos de la empresa representa una inversión considerable para las empresas europeas de aproximadamente 147 mil millones de euros anuales. Dichos procesos tienen un impacto destacado en el rendimiento, la rentabilidad y la capacidad de respuesta de una organización ante las necesidades de sus clientes.» (p. 4).

«Los procesos existentes en las organizaciones europeas son innecesariamente intensivos en mano de obra, tienden a errores y repercuten en los servicios al cliente. Sorprendentemente, un promedio del 42,5 % de toda la información empresarial crítica todavía se encuentra en formato impreso.» (p. 4).

«Actualmente, los procesos obsoletos exponen a las organizaciones europeas a asegurar vulneraciones de la seguridad y el riesgo empresarial mediante el almacenamiento de documentos críticos de la empresa exclusivamente en formato impreso sin copias de seguridad. El 36 % de los participantes admitieron haber perdido información empresarial importante en el pasado. El servicio al cliente se ve afectado por la obligación de los empleados de cumplir con procesos que requieren mucho tiempo en lugar de centrarse en satisfacer sus necesidades. Asimismo, los empleados no consiguen colaborar entre divisiones, hecho que probablemente duplica los esfuerzos y tiene un impacto directo en la productividad de los empleados que trabajan a distancia.» (p. 4).

Fins la propera.